Aunque somos una empresa nueva, nuestros consultores y colaboradores llevan varios años implantando Oracle Enterprise Performance Management (EPM) que es la base de lo que es NetSuite EPM, por lo que compartiremos algunas de sus historias, y lo que en su opinión funcionó, y no funcionó, en los diferentes proyectos de implantación de EPM que han liderado o de los que han formado parte.
1ª historia: cómo iniciar con éxito la implantación de EPM
Además de ser fundador de EPM for NetSuite Nordics, Roger Medina es un Implementador Certificado del módulo Oracle’s Planning EPM (equivalente a NetSuite EPM Planning & Budgeting – NSPB), así que aquí sus recomendaciones para implementar NetSuite Planning & Budgeting (NSPB) con éxito:
1. No empiece si sus datos no están listos
La principal fuente de datos para implementar NetSuite Planning & Budgeting es su ERP NetSuite (su sistema de contabilidad NetSuite), por lo que debe haber estado en uso durante al menos algunos meses, o debe tener datos fiables de su ERP anterior.
2. Empezar de a poco, pero crecer a lo grande
La mayoría de los proyectos EPM de éxito se han iniciado con un enfoque «Quick Hit»: alcances de menos de 6 semanas de tiempo de implantación.
3. Designar a una persona específica como líder del proyecto y a usted (Director Financiero/Director General) como patrocinador ejecutivo
Además de designar a la persona adecuada como líder del proyecto (normalmente un miembro del departamento financiero), el director general (si se trata de una empresa pequeña) o el director financiero (si se trata de una empresa mediana) debe desempeñar el papel de patrocinador ejecutivo, lo que requerirá: mantener una reunión de seguimiento una vez al mes, ser el principal portavoz de la implantación de EPM y sus ventajas, estar accesible en caso de que se necesite una ampliación, agradecer al equipo su implicación, etc.
4. «Trash-in», no siempre es «Trash-out»
Un sistema EPM se apoya en sus datos actuales e históricos, por lo que si no confía en sus datos, es muy probable que la implantación de un EPM no resuelva este problema en su origen, pero es cierto que puede servir como paso temporal donde se almacena la «verdad única», ya que NetSuite EPM le permite realizar una amplia comprobación de datos y mecanismos de importación de datos de limpieza, por lo que confiará mejor en sus datos.
5. Apueste por una tecnología FP&A probada y segura, y no por cuadros de mando llamativos.
Existe una tendencia en las herramientas EPM y de Planificación y Análisis Financiero (FP&A) a comparar las herramientas EPM sólo por lo bonitas o flexibles que sean sus capacidades de cuadros de mando, y es cierto que éste debería ser un factor de selección, pero no es uno de los más importantes. Busque seguridad, rendimiento, integraciones de metadatos con su ERP, facilidad de actualización de la estructura de cuentas y mucho más. Si necesita grandes capacidades de cuadros de mando, siempre podrá añadir Powr BI o NetSuite Warehouse Analytics a su NetSuite EPM.
6. Busque el socio de implantación adecuado para usted.
Tan importante como seleccionar la herramienta EPM adecuada, es seleccionar al socio de implantación adecuado, ya que será su primera cara cuando se encuentre en una situación de urgencia. Aquí no hay un enfoque de «talla única», sino de «igual conexión», así que si usted es una empresa pequeña o mediana busque un implantador cuyos tiempos de reacción sean los que exigirían sus propios clientes.
7. Try to speak with a real customer.
Si la demostración fue bien y la propuesta del implantador se ajusta a su presupuesto, pida hablar con un cliente real sin que estén presentes el implantador y el proveedor de software, para poder recibir las respuestas reales que necesita para confirmar su decisión. Pida las enseñanzas de otros clientes sobre «lo que no fue tan bien».
8. Una vez iniciado, sin dudas.
Una vez firmado el proyecto de implantación de su EPM con el proveedor, es muy comprensible que le surjan dudas sobre si ha tomado la decisión correcta (especialmente después de que la solución que no seleccionó le envíe un precio mucho más bajo, o de que lea sobre un nuevo software «recién lanzado» para EPM), pero no tenga dudas. La mayor parte del beneficio de la implantación vendrá de la forma en que la implementes y de lo bien que la utilice tu organización, y no de las capacidades que tenga la herramienta en sí, así que nada de dudas.
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